Poveći broj keystrokes sam ulupao u softverska rešenja vezana za upravljanje dokumentima. Sa tehničke strane takva rešenja su privlačna jer nisu tvrdo vezana za jedan domen, već se oslanjaju na to da korisnik sam ili uz pomoć konsultanta, definiše tip ili kategoriju dokumenta, sa kojom će raditi. Tako da su za nijansu izazovnija od klasičnih LOB (line of business) aplikacija.
Da bi došli do samih dokumenata, prvi korak je, uobičajeno, definisanje šta od podataka jedan dokument treba da sadrži. Tom služi tip dokumenta (ili kategorija) koji definiše koje podatke će sadržati određeni dokument, npr. ugovor sadrži datum, imena ugovarača i slične podatke. Svaki dokument može imati binarne priloge. Prilozi su tradicionalno skenovi originalnih papirnih dokumenata, međutim mogu biti i audio ili video zapisi, office fajlovi i drugi izvorno digitalni dokumenti. U analogiji sa OOP, tip dokumenta bi bio klasa, dok je dokument njegova instanca, sa popunjenim propertijima i prilozima. Naravno napredna rešenja idu korak dalje te dodaju specijalizovan software za prikupljanje dokumenta (capture), obradu kroz poslovni proces (workflow ili business flow) i po završetku životnog veka arhiviranje izlazne dokumentacije.
Naravno ovakvi sistemi nisu novost, postoje i uglavnom su okrenuti enterprise korisnicima, kao što je Documentum, u novije vreme ima i cloud rešenja. Mada ova rešenja jesu kompletna u novije vreme primećujem i neke nedostatke u njima, što me i motivisalo na ovo razmišljanje 😊
Motivacija
Tradicionalni sistemi za upravljanje dokumentima su glomazni i na neki način zatvoreni. Na primer capture module je moguće koristiti samo ako imate i server pomenutog rešenja, neophodno je izabrati određen tip dokuemnta a bi mogli da započenete određeni proces. Sam status dokumenta u obradi i njegovo deljenje je moguće isključivo u okviru organizacije i slično.
U poslednjih nekoliko godina uviđam potrebu za fleksibilnijim rešenjima. Umesto tradicionalnog započinjanja procesa tako što korisnik ode na šalter, sada se proces uglavnom započinje online zahtevom, koji je nekada moguće i potpuno realizovati bez fizičkog prisustva stranke koja je proces inicirala. Već je duže vreme moguće dobiti kredit ili otvoriti račun online, bez odlaska u ekspozituru banke. Moguće je dobiti raznorazne dokumente kroz servise eUprave i druge servise koji se oslanjaju na servis autentikacije građana koja eUprava pruža.
- Šta su ti zahtevi? Dokument odgovarajućeg tipa, koji sadrži potrebne podatke i eventualne priloge.
- Šta je odgovor? Dokument drugog tipa, koji takođe sadrži podatke i eventualne priloge, možda uz digitalni potpis ili pečat nadležne institucije.
Verujem da bi jedan opšti, otvoreni format i klijentske aplikacije koji omogućavaju ažuriranje i prikaz sadržaja mogao da omogući da ovi procesi funkcionišu bolje i brže. Svakako je koristan za capture module i omogućava da se lokalno sačuva stanje pre nego što uđe u neki sistem. Takođe i ako se unosi kroz neku web formu korisnik ne mora ni biti svestan da je njegov zahtev za kredit završio u SPIS formatu, međutim sistem će kreirati SPIS dokument i dobiti standard koji će naknadno moći da importuje u drugi sistem i dalje ga procesira.
SPIS
Što jednostavnije to bolje, osnova SPIS formata je ZIP arhiva koja sadrži meta podatke, indeksne podatke i binarne priloge (fajlove). Iako osnovni elementi poput tipa dokumenta i priloga omogućavaju organizovano skladištenje podataka, postoji prostor za dodavanje funkcionalnosti koje dalje poboljšavaju korisničko iskustvo:
- Alati za pregled i izmenu: Razvijeni su osnovni alati za jednostavan pregled, kreiranje i ažuriranje SPIS dokumenata, ali uvek postoji mogućnost za dalji razvoj i prilagođavanje specifičnim potrebama korisnika. Koliko često vam trenutni sistemi pružaju intuitivan način rada sa prilozima i podacima?
- Digitalno potpisivanje: Osnovni cilj SPIS formata je da omogući digitalno potpisivanje dokumenata, čime se osigurava autentičnost i sigurnost podataka. Ovo može biti naročito korisno u industrijama gde je integritet dokumenta ključan.
- Programska biblioteka: Postoji biblioteka za rad sa SPIS formatom, namenjena programerima koji žele da integrišu ovaj standard u svoje aplikacije. Pitanje je da li bi ovakva funkcionalnost unapredila vaše postojeće procese? Da li su automatizacija i rad sa velikim brojem dokumenata trenutni izazovi u vašem okruženju?
Primena
Neke osnovne primere primene smo već prošli, od garancije za frižider do ugovora i arhiva sve je moguće spakovati u SPIS. Svakako u postojećim projektima imam potrebu za standardizovanim formatom, koji će evoluirati, pa dokle stignemo 🦕.
Izazovi
Sigurno je da već postoje formati koji mogu odgovoriti izazovu, možda je pametnije pronaći odgovarajući i držati se njega. Sa druge strane ako već radim razvoj takvog rešenja, deluje da samo otvaranje standardnog formata ne bi bio preveliki dodatni teret 🤔
Pa dajte podršku da napravimo repo na GIT-u 😉